Ролята на контролните съвети за повишаването на ефективността на вътрешният контрол
Съвременните условия са съпътствани с труден и сложен за икономиката период, с нестабилната политическа среда, непрекъснато променяща се нормативна база с вредно въздействие върху ефективността на дейностите на кооперативните организации. Това увеличава необходимостта от ефективно използване на всички ресурси, нужни за дейностите, а следователно и необходимостта от засилване на вътрешния контрол над тяхното използване.
Нормално функциониращият вътрешен контрол, осъществяван от контролните съвети в кооперациите и съюзите засилва капацитета за по-добро организиране на дейността, което го прави съвместим с ефективното използване на ресурсите, както и с осигуряването на непрекъснато увеличаване на приходите и оптимизиране на разходите. Това означава, че предишните форми на вътрешен контрол, като неразделна част от управлението на кооперативната организация, трябва да се подобрят, за да се изпълнят поставените цели при настоящите условия.
Напълно ясно е, че нормативно определеният вътрешен контрол в кооперацията е процес. Неговата цел е да бъде част от всички действия на председателя, с помощта на които той се стреми да осигури съответствието на действителните резултати с планираните, на надеждността на финансовите отчети и опазването на активите. В кооперативните организации, където има изградена система за вътрешен оперативен контрол, голяма част от тези контролни процедури се изпълняват по инициатива на председателя и главния счетоводител, с цел елиминиране на големите рискове за дейността. Факт е, че по-голяма част от кооперативните организации от системата на ЦКС извършват своята дейност в сложна външна среда, рисковете не се идентифицират и преценяват и това често води до значителни загуби, а понякога и до неплатежоспособност. Добрите практики, натрупани в дейностите на отделни кооперации доказват, че вътрешният контрол оперативен и този, осъществяван от контролните съвети има принос в процеса на разрешаване на тези проблеми.
Вътрешният контрол е независима обективна дейност, предназначена да помага на кооперациите и съюзите да изпълнят своите цели, чрез внасяне на дисциплина и система за оценка и подобряване ефективността на процесите на управление на риска, контрола и управлението.
В зависимост от спецификата на контролните функции можем да го определим като: управленски (административен) и финансов (счетоводен) вътрешен контрол. Управленският контрол е насочен върху спазването на действащата нормативна уредба, регламентираща дейността на кооперацията.
Счетоводният контрол се упражнява върху надеждността на финансовите отчети и опазването на активите. От една страна, разпоредбите на глава седма от Търговския закон, всеки търговец задължително да води счетоводство и тези от Закона за кооперациите, счетоводството да се осъществява съобразно Закона за счетоводството, определят изискването за установяването на счетоводен контрол, което е част от вътрешния контрол. От друга страна ръководството на кооперативната организация е отговорно за задоволителния счетоводен контрол. Следователно, председателят трябва за извършва преценка за системата на управленския и счетоводен вътрешен контрол.
Важна, съществена част на вътрешния контрол, осъществяван от контролните съвети на кооперациите и съюзите са проверките по спазване на счетоводната нормативна уредба и финансовата дисциплина.
Контролните съвети на ЦКС и съюзите с контролните съвети на кооперациите, периодично извършват съвместни проверки в кооперативните организации по спазването на изискванията на счетоводното законодателство и по спазването на финансовата дисциплина. В предварително подготвени въпросници се включват конкретни въпроси, касаещи:
- Спазването на действащата счетоводна уредба.
- за изготвяне и публикуване на годишния финансов отчет в Търговския регистър;
- представяне на периодичните отчети и годишния финансов отчет в статистическата информационна система;
- за навременно и качествено инвентаризиране на активите и пасивите. Проверки на документите, отразяващи резултатите от инвентаризацията;
- по работата на материално отговорните лица. Те и отчетниците работят с ликвидни ресурси-желан и привлекателен обект за преки посегателства. По тази причина препоръките са за по-чести инвентаризации;
- своевременното съставяне на счетоводните документи за осъществените стопански сделки, начисляване на вземанията и тези, отразяващи движението на стоково-материалните запаси.
2. Спазването на финансовата дисциплина.
Изпълнението на тези проверки са в зависимост от отговорността на председателите на кооперациите и съюзите за:
- създаването на система и правила за непрекъснат оперативен контрол и ред за срочно събиране на вземанията и плащане на задълженията;
- изпълнението на писмените указания, отразени в ревизионните доклади при извършените от специализирания финансово-контролен орган към ЦКС финансови ревизии в кооперативните организации, членуващи в съюза. Включват ли се в дневния ред на годишното Общо събрание ревизионните доклади, обсъждат ли се резултатите от финансовата ревизия. Оказан ли е контрол при случаи на съставен акт за търсене на пълна имуществена отговорност за противоправно причинени вреди на кооперативната организация и дали са предприети действия за събиране на вземането;
- внесени ли са отчисления за определените в устава или с решение на управителните съвети и/или на общите събрания на кооперативните съюзи целеви фондове;
- управлението на оборотния капитал – проверки за реалната събираемост на вземанията;
- отписването на вземанията, прави ли се обстоен анализ на обстоятелствата и причините за тяхното неплащане, спазване на договорната дисциплина и защо е допуснато изтичане на погасителна давност, има ли виновни длъжностни лица.
От резултатите при проверките можем да направим извода, че контролните съвети на по-голяма част от кооперациите и съюзите полагат похвални усилия и въз основа на констатациите активно работят за отстраняване на допуснати пропуски и нарушения.
Предстои период на подготовка и провеждане на редовните Общи събрания на всяка кооперация и кооперативен съюз.
На този форум се осъществява цялостен вътрешен контрол за спазване на законовите и уставните изисквания върху дейността на кооперацията. Контролът се осъществява чрез:
1. Вземането на решения, които са от компетентността на Общото събрание, съответно: приемане, изменение и допълване на Устава; одобряване отчета на Управителния съвет за годишната дейност, приемане годишния финансов отчет на кооперацията и разпределението на печалбата, след изслушване на заключението на Контролния съвет; одобряване отчета за дейността на Контролния съвет; опрощаване на парични задължения към кооперацията; вземане на решения за придобиване и разпореждане с недвижими имоти; вземане на решения по всички други въпроси, свързани с кооперацията и нейната дейност.
2. Предоставените правомощия на Общото събрание да отменя решенията и действията на другите органи на кооперацията, които противоречат на закона или на устава или са неправилни, както и да взема решения с тайно гласуване по резултатите от финансовите ревизии на кооперацията и търсене на отговорност от виновните лица.
Пред Общото събрание на кооперацията/съюза Контролният съвет трябва да отчете извършените проверки и осъществения вътрешен превантивен, предварителен, текущ и последващ контрол по: спазването на Закона за кооперациите и Устава на кооперацията/съюза; изпълнение на решенията на Общото събрание и Управителния съвет на кооперацията/съюза; ефективността на стопанските дейности, включително резултатите, отчетени от обектите, включени в търговската верига „КООП” в т.ч. използване на търговска информационна система, въведени потребителски карти, зареждане на обектите и поддържане на широк и наситен асортимент; разработването и изпълнението на бизнес-плана на кооперацията/съюза; изпълнението на договорите за отдадените под наем активи; подобряване на счетоводната, финансова и договорна дисциплина.
Така контролните съвети ще изпълнят задачите си за обективна и ефективна контролна дейност и ще се създадат условия за активност на член-кооператорите, да вземат правилните решения касаещи дейността на кооперацията. Защото – кооперацията е зона на доверие и контрол, на постигане на сходство между устав, ефективност на дейността и демократичност.
Контролен съвет на ЦКС
