Управлението, съгласно икономическата теория е фактор на дейността. То се извършва чрез някои функции, класифицирани различно според организацията на управлението. Например:
- планиране, организация, командване, координация и контрол;
- определяне на стратегията, планиране, реализиране на стратегията, организация, мотивация и контрол.
Общото за всички класификации е, че един от елементите винаги е контролът и по-конкретно вътрешният контрол. Този контрол е процес. Неговата цел е да бъде част от всички действия на ръководителя, с помощта на които той се опитва да осигури съответствието на действителните резултати на планираните, на надеждността на финансовите отчети и опазването на активите.
Вътрешният контрол е независим. Независимостта е принцип, но той се постига при спазване на други принципи – системност, превантивност, компетентност, конфиденциалност, адекватност (съответствие между контрол и субект, в която той се упражнява). Разпоредбите на Закона за кооперациите (ЗК) предвиждат възможности за всеобхватен, обективен и независим контрол върху дейността на кооперативните организации. Този контрол се осъществява от контролните съвети на кооперациите и съюзите.
Важна, съществена част на вътрешния контрол са проверките. Този специфичен метод на вътрешен контрол включва проверки на: документи; инвентаризации; справки; вътрешни заповеди; правилници; наредби и пр.
Проверките, които извършват контролните съвети на кооперативните организации са планови и извънпланови, пълни и частични, тематични, както и по жалби или сигнали. Проверките се извършват в кооперациите, съвместно с контролните съвети на кооперативните съюзи, както и съвместно с Контролния съвет на ЦКС.
За осигуряване на добра организация и съпоставимост на резултатите от проверките, Контролният съвет на ЦКС разработва и приема на свои заседания примерни указания, въпросници, макети на справки, протоколи и др., които се публикуват и в интернет сайта на ЦКС на страницата на Контролния съвет.
Какво по-значимо можем да обобщим от съвместните проверки, които Контролният съвет на ЦКС извършва с контролните съвети на кооперативни съюзи и кооперации?
І. Проверки по организационното състояние на кооперативните организации
Контролният съвет на ЦКС отделя специално внимание на въпросите за разширяване на социалната база на кооперациите, за увеличаване броя на член-кооператорите и за недопускане на загуба на човешки капитал в кооперациите, което важи в еднаква сила както за членуващите, така и за работещите в кооперативната система.
Отчитайки важността на тези въпроси, Контролният съвет на ЦКС инициира последните години съвместни проверки с контролните съвети на кооперативните съюзи, с които се целеше: изпълнение решението на УС на ЦКС по плана за прием на член-кооператори; изпълнение решенията на УС на ЦКС за регистрацията на данните за член-кооператорите в модул „Кооперативни организации”.
Контролни съвети работиха за въвеждане на Програмата за лоялни клиенти (ПЛК) и за активизиране приема на член-кооператори по проекта „Заедно можем повече”. Резултатите от проверките провокираха членовете на контролните съвети да се включат в реализацията на тези процеси.
Въпреки положените усилия от страна на контролните съвети, не се изпълни приетата от УС на ЦКС програма за прием на член-кооператори по кооперативни съюзи до 2015 г. Общият брой на член-кооператорите намалява, кооперативната система губи потребителни кооперации и „отстъпва” от „разработени” територии, в които през годините кооперациите са изграждали позиции и авторитет. И това често е поради нелогичното упорство за предоставяне на обектите за стопанисване на съседни кооперации, нежелание кооперациите да се преобразуват. Подценяват се възможностите за обединяване на кооперации, което дава „шанс” на конкуренцията, която бързо заема освободените територии.
Анализът на резултатите от проверките, касаещи организационното състояние дава основание за извода, че: контролните съвети на съюзите и кооперациите не използваха авторитета си за събуждане на интереса на населението към кооперацията и по-малко работиха с тези, които носят в сърцето си кооперативната идея, работят, за да съхранят кооперативните ценности, привличат млади хора, които вярват в бъдещето на кооперациите.
ІІ. Проверки на стопанските дейности, осъществявани от кооперативните организации.
Оценка за ефективността на вътрешния контрол, осъществяван от контролните съвети е приносът му за по-добро управление на дейностите в кооперативните организации. За да изпълнява функциите си, контролът трябва да е базиран на разписани правила за осъществяването му, в изградена контролна среда, в която всеки служител е с вменени права и отговорности, добре информиран за изпълнение на задълженията си.
Осъществяването на стопанските дейности е обект на проверки от страна на контролните съвети в системата и свързаните с тях въпроси регулярно се разглеждат и обсъждат на заседания на Контролния съвет на ЦКС.
Контролният съвет на ЦКС инициира съвместни проверки с контролните съвети на кооперативните съюзи в дейност търговия на дребно, осъществявана от кооперативните организации. Проверките обхванаха 65% от общия брой обекти, включени в търговска верига КООП. За извършване на проверките, Контролният съвет на ЦКС разработи примерен въпросник и протокол. Резултатите от проверките се разгледаха на заседания на контролните съвети на съюзите. Обобщаване на материалите от проверките в Контролния съвет на ЦКС е основание за извода, че стокооборота в кооперативните търговски обекти намалява. Причините са както обективни, така и субективни. Като обективни са посочени намаляване броя и покупателната способност на населението, навлизането и конкуренцията от страна на големите търговски вериги, нелоялната конкуренция. От субективните по-значими са:
- недостатъчният контрол върху работата на материално-отговорните лица (МОЛ);
- не се следи стриктно за правилното съхранение и срока на годност на стоките, което е причина за брак;
- правят се нецелесъобразни инвестиции, несъобразени с ограничените възможности за увеличение на клиенто-потока и покупките;
- не са налични навсякъде стоките на кооперативното производство, като минералната вода, чайовете на Билкокооп, хляба и закуските на кооперативните фурни, няма пълна наличност на стоките с марка КООП, определени за национална дистрибуция;
- не се внедряват търговски информационни системи;
- просрочват се плащанията за доставки към кооперативните структури, което води до задълбочаване на вътрешната задлъжнялост.
Наред с тези негативни констатации, в обобщените протоколи са посочени и добри практики в кооперативните търговски обекти, които способстват за увеличение на продажбите в тях. Като такива може да посочим:
- допълнителни услуги, които се прилагат в обектите и привличат повече клиенти като плащания на данъци и задължения към НАП, на сметките за ток, вода, ел. енергия, за мобилните телефони, помещения за аптеки и детски кътове, за продажба на цветя и др.;
- наличие на информационна търговска система, която стимулира продажбите, като позволява по-добра отчетност и аналитичност на продажбите, на заявките за стоки, внедряване на ПЛК;
- наличие на отделни щандове, на които са изложени стоки с промоционални цени, на стоки с изтичащ срок на годност, на значително намалени цени, което намалява брака;
- налагането на рекламата и промоциите на стоките, като важен фактор за изпълнението на плана за стокооборота;
- спазване на изискванията за етикиране на стоките и навлизането на електронните етикети, които освен че са по-привлекателни на външен вид, улесняват смяната на цените и промоциране на стоките.
Специално внимание в проверките бе отделено на търговските обекти, изградени със средства от Фонда за взаимно подпомагане „Инвестиции” при ЦКС, за тяхното навременно издължаване и на изискванията на чл. 19, ал. 2 от Наредбата за образуване и управление на фонда, изискващи въвеждане на картова система и покупки минимум 25% по правилата на Единния кооперативен пазар (ЕКП).
И към момента Контролният съвет на ЦКС извършва проверки с контролните съвети на 16 кооперативни съюза в 25 кооперации, неизпълняващи изискването.
ІІІ. Проверки за стопанисване на материалната база.
Успешното осъществяване на стопанските дейности е резултат и от ефективното управление и стопанисване на кооперативните обекти. „На фокус” на контролните съвети са проверките, касаещи спазване на законовите и уставни изисквания при стопанисване на материалната база. Контролният съвет на ЦКС разработи и прие тематичен въпросник, по който да се извършат проверките. Обобщаване на резултатите от тях дава основание да се направят следните изводи:
1. При продажба на ДМА не във всички кооперации се изпълнява уставното изискване първо да се уведомяват за продажбите кооперативните организации. Не винаги се правят оценки от лицензиран оценител. Липсват срокове, в които да се извърши плащането, както и неустойки за това. В кооперативните организации се отчитат големи по размер вземания, основно от наеми, което оказва влияние върху финансовия резултат.
2. При отдаването под наем на кооперативно имущество има пропуски за наличие на клаузи за неустойки при просрочени плащания, за прекратяване на договорите при нарушения от страна на наемателя, както и не се актуализират наемите в съответствие с извършени инвестиции и повишаване стойността на давания под наем актив. Добра практика е договорите за даване под наем на кооперативни активи да се изработват с участието на юристи, с включени клаузи за условията, при които се актуализира наемната цена, неустойки при просрочие, условията за прекратяване на договорите при нарушения от страна на наемателите и пр.
3. При осъществяване на ремонтни работи не винаги се събират различни оферти от различни изпълнители и доставчици, не се сравняват количествено-стойностните сметки, не се търсят най-добрите изпълнители на ремонтните работи.
Проверките провокираха контролните съвети да направят препоръки за по-добро управление на кооперативните обекти в т.ч. и на даването под наем, за прецизиране на разходите и за влагане на средства за обновяване в перспективни обекти, носещи по-голяма ефективност.
ІV. Проверки по спазване на счетоводната нормативна уредба и финансовата дисциплина .
1. По спазването счетоводната нормативна уредба.
Контролните съвети на ЦКС и съюзите с контролните съвети на кооперациите, извършиха съвместни проверки в кооперативните организации, които не спазват изискванията на счетоводното законодателство за изготвяне и публикуване на годишните финансови отчети (ГФО), за инвентаризиране на активите и пасивите. Членовете на Контролния съвет на ЦКС и съюзите с отговорност участваха в проверките и направиха конкретни препоръки, като се намесиха за отстраняване на пропуски, за навременно представяне на счетоводните отчети в съюзите и СИС на ЦКС, на ГФО в Търговския регистър. Полезността, ефективността на извършваните проверки е именно в това - да се реагира с конкретни мерки. Проверките установиха пропуски, че:
- в резултат на занижен контрол, некомпетентност или умишлено не се изпълнява утвърдената счетоводната политика;
- не се опазва кооперативното имущество. Материално-отговорните лица по-често извършват посегателство върху стоките, материалите, готовата продукция, паричните средства.
2. По спазването на финансовата дисциплина.
Изпълнението на тези проверки са в зависимост от отговорността на председателите на кооперациите и съюзите за създаването на система и правила за непрекъснат оперативен контрол и ред за срочно събиране на вземанията и плащане на задълженията.
От резултатите при проверките можем да направим извода, че контролните съвети на кооперациите и съюзите трябва да насочат усилията си към:
по-чести проверки върху документите, отразяващи движението на материалните запаси и счетоводното им отчитане. Оформяне и осчетоводяване на стокови разписки при доставките на стоки на МОЛ. Оформяне и осчетоводяване на стоково-паричните отчети на МОЛ. Осчетоводяване на преоценки и бракове на стоки;
проверки на работата на МОЛ и на тези, заемащи отчетническа длъжност;
непрекъснат контрол при инвентаризацията на активите и пасивите на кооперативната организация. Проверки на документите, отразяващи резултатите от инвентаризацията;
проверки при управлението на оборотния капитал – проверки за реалната събираемост на вземанията. За резултатите от проверките своевременно да се информират УС;
проверки при отписването на вземанията, обстоен анализ на обстоятелствата и причините за тяхното неплащане, спазване на договорната дисциплина и защо е допуснато изтичане на погасителна давност, има ли виновни длъжностни лица.
Проверките, които извършват контролните съвети са форма на контрол, дисциплиниране и доверие към тяхната работа. От една страна с проверките се подпомага процеса на управление на кооперациите, а от друга се дисциплинират проверяваните кооперации и съюзи при изпълнение на техните отговорности и задължения.
