Основна грижа на всеки ръководител на кооперативна организация, трябва да бъде охрана на имуществото й, като се обърне особено внимание на опазването на паричния и материален ресурс. Негова отговорност е да създаде система и правила за ежедневен контрол, с цел предотвратяване на посегателства, злоупотреби и отклоняване на паричните средства и стоково материални ценности.
Първа стъпка за охраната на имуществените интереси на кооперативната организация е правилното и законосъобразно счетоводно отчитане на имуществото, в т.ч. на дълготрайните активи, стоково материалните ценности и парични средства, и то трябва да осигури:
- Своевременно и правилно съставяне, оформяне и представяне на първичните счетоводни документи.
- Получаване на точни данни за количествените и стойностни обороти по прихода, разхода и остатъците /салдата/, към определен отчетен период.
- Създаване на правила за правилното им съхранение, опазване, отпускане и разходване.
- Своевременно установяване на активите, които са загубили отчасти или напълно потребителските си качества и подлежат на брак или преоценка.
За правилното опазване и отчитане на стоково материалните ценности, ръководителят на всяка кооперативна организация, трябва да вземе необходимите мерки за съхраняването им в подходящи помещения или приспособени за правилното съхранение площадки.
Във всяка кооперативна организация, следва да бъде изградена и подържана организация на счетоводна отчетност, съобразена с националното счетоводно законодателство. Тя трябва да осигурява в достатъчна степен надежден, текущ и последващ контрол по приемането, съхранението и разходването на стоково материалните ценности, както и да осигурява навременна и вярна информация за извършваните стопански дейности.
Счетоводното отчитането на стоково материалните ценности, трябва да бъде организирано и водено аналитично по материално отговорни лица /отчетници/ и местонахождение на обекта. При получаването им създадения първичен счетоводен документ трябва да съдържа всички реквизити съгласно изискванията на чл. 6 от Закона за счетоводството. Това е необходимо, тъй като ако има установена липса документите трябва да имат доказателствена сила за търсене на пълна имуществена отговорност от виновните лица.
Документите се съставят в три екземпляра, от които един се предава в счетоводството, един се представя със сборния документ /стоково-паричен отчет/ за осчетоводяване и един остава за материално отговорното лице.
Дневните постъпления от продажбите на стоките се отчитат в определените от ръководството срокове с дневен отчет за продажби, който се съставя също в три екземпляра, от които един се представя с паричните средства за постъпилите суми в касата на кооперативната организация, един екземпляр се предава в счетоводството със стоково паричния отчет и един остава за материално отговорното лице. Дневния отчет за отчетените суми от продажби, следва да има подпис на лицата предали и приели паричните средства. Препоръчително е да се следи дали размера на отчетените суми отговарят на отразените във фискалното устройство с което се отчитат продажбите съгласно изискванията на Наредба Н–18.
В случаите, когато се преместват стоки от един обект в друг се съставя лист за размяна, като задължително се попълват всички реквизити - вид стоки, количество, единична цена и обща сума, както имената и подписите на предалият и получилия стоково материалните ценности. Листовете за размяна се одобряват от този, който е наредил извършването й.
Ако има стоково-материални ценности, които подлежат на преоценка и брак, ръководителят на кооперативната организация трябва да издаде заповед с която да определи комисия. След съставянето на акта за брак или преоценка, комисията се произнася има ли основание за търсене на вина от отговорно длъжностно лице. На основание Кодекса на труда, органите на управление на кооперативната организация решават, каква отговорност ще се потърси, ако има установена вина на длъжностно лице. Съставя се комисия, която да унищожи брака или да се определят нови цени на преоценените стоково материални ценности. Задължително в акта за брак, комисията посочва начина на унищожаване на стоково материалните ценности.
Всички първични приходни и разходни документи се описват в хронологичен ред в сборен документ – стоково паричен отчет. Стоково паричния отчет се съставя в два екземпляра от материално отговорното лице, подписва се и се представя в счетоводството.
Ръководителят на кооперативната организация определя на какъв период се представят в счетоводството стоково паричните отчети – веднъж месечно или в друг определен период.
След като счетоводителя провери всички първични документи описани в стоково паричния отчет, връща един екземпляр на мат. отговорното лице. Ако има нанесени поправки, те трябва да бъдат одобрени и подписани от него. Разликата между задълженията и заверенията, която е посочена в стоково паричния отчет или т.н. салдо, е стойностният израз на наличността в търговския обект към отчетния период.
Инвентаризацията е един от способите на счетоводната отчетност, която допълва документирането. Изразява се в конкретна проверка чрез преброяване, претегляне и измерване, за да се установи наличността на активите. Чрез инвентаризацията се установяват онези изменения, които не могат да се обхванат чрез документирането и са настъпили в следствие на различни действия – човешки грешки, климатични условия, технически грешки и други.
Съгласно чл.22 от Закона за счетоводството, инвентаризация на активите и пасивите се извършва веднъж годишно, с цел достоверното им представяне в годишния финансов отчет. Реда и начина на извършването се определя със заповед от ръководителя на кооперативната организация. Резултатите от извършените инвентаризации се осчетоводяват в месеца в който са извършени. Препоръчително е, с цел опазване на паричните и стоково материални ценности, инвентаризациите да се извършват на по-кратък период. По този начин ще се предотврати допускането на вреди от липси в по-големи размери, които в последствие са трудно събираеми.
Гл. дирекция „Финансов контрол”, ЦКС
